Множество настоящих компаний работает на бесплатной почте, и какое-то время ничего плохого не происходит. Проблема не в том, что бесплатный адрес выглядит непрофессионально, - хотя выглядит. Проблема в том, что он принадлежит не вам, и все последствия этого приходят разом, в день, который выбрали не вы.

Адрес - это актив, и вашим является только одна его версия

Адрес на собственном домене принадлежит вам. Смените провайдера - заберёте его с собой. Клиенты продолжают писать туда же, в счетах указан тот же контакт, и ничего в напечатанных материалах не становится неверным.

Бесплатный адрес - это разрешение, а не собственность. Его нельзя перенести, нельзя забрать, и если он однажды будет заблокирован по причине, которую вы не создавали, нет поддержки, которая отнесётся к этому как к деловому вопросу, - потому что коммерчески он таковым и не является.

От него зависит, поверят ли письму

Предложение с sales@yourcompany.ge и то же предложение с yourcompany2019@бесплатный-провайдер.com читаются по-разному, и второе читают с подозрением именно те, кого вы больше всего хотите убедить: финансовые отделы, закупки, все, кого научили смотреть на отправителя.

Это важно и в обратную сторону. Когда клиент получает письмо, будто бы от вас, домен - единственная часть адреса, которую подделыватель не может походя воспроизвести, если домен настроен правильно.

Он переживает уход людей

Каждому бизнесу рано или поздно приходится ответить на будничный вопрос: сотрудник ушёл, и переписка с клиентами ушла вместе с ним. На своём домене это административная задача - переназначить ящик, настроить пересылку, сохранить историю.

Когда адрес принадлежал человеку, а не компании, административного ответа не существует вовсе. Кто знает пароль, тот и владеет отношениями с клиентом, - а это плохое устройство даже когда все участники абсолютно честны.

Что для этого нужно на самом деле

Меньше, чем принято думать. Нужен домен, почтовая служба и несколько записей DNS, которые сообщают остальному миру, где живёт ваша почта и кому разрешено отправлять от вашего имени.

Если ваш домен использует наши серверы имён, записи настроятся из личного кабинета в один шаг и правильно - включая те, что не дают письмам уходить в спам. Если домен в другом месте, мы дадим точные записи для вставки и потом проверим их.

Начните с адресов, которые важны: тот, что в счетах, тот, что на сайте, тот, которым реально пользуется команда. Остальные добавите позже - переносить всё в первый день не обязательно.

Одно, что стоит сделать правильно с самого начала

Записи отправителя (SPF, DKIM и DMARC) настройте одновременно с ящиком, а не потом. Без них почту с нового домена все крупные провайдеры встречают с подозрением, и кто угодно может отправить письмо якобы от вас.

Это три записи DNS и один вечер внимания, и именно они решают, доходит письмо или тихо не доходит. В этом блоге есть отдельная статья о том, что делает каждая из них.